De kern is je kostprijs per klant. Veel pakketten hanteren een samenstelling van een tarief per dossier, kosten per persoon en extra pakketten voor facturatie of bankkoppeling. Dat maakt je prijs per administratie onvoorspelbaar, en dus je tarief richting de klant ook. Cleverboek doet dat anders: €5 exclusief btw per klantadministratie per maand, met alle functies erin. Er zijn geen modules die je erbij koopt, geen licenties per medewerker en geen staffel die pas later gunstig wordt.
Dat werkt in de dagelijkse praktijk door. Je kunt je prijs naar je klant toe uitleggen zonder eerst een offerte op te vragen. Een boekhouder met twintig klanten betaalt vier keer minder dan een kantoor met tachtig klanten, en allebei betalen ze evenveel per administratie. En omdat je maandelijks opzegt per administratie, loop je geen risico bij een vertrekkende klant. Vertrekt een klant tussentijds, dan valt die klant simpelweg af en is er geen afkoopsom nodig.
Reken Met je Eigen Omvang
De prijs schaalt niet mee met je groei. Een zelfstandig boekhouder met vijftien klanten betaalt €75 per maand, wat bij een gemiddeld tarief van een paar tientjes een gering aandeel van je omzet blijft. Je kunt met een enkel dossier starten, dus geen minimumafname dwingt je tot meer. Een administratiekantoor met vijfenzeventig klanten betaalt €375 per maand, en heeft geen kosten per gebruiker. Een groot kantoor met tweehonderdvijftig administraties ziet het model niet veranderen.
Dat maakt rekenen eenvoudig. Omdat het model niet meebeweegt met je omvang, hoef je bij groei niet over te stappen naar een duurder pakket. Je weet bij ieder voorstel wat je marge is. Een kantoor dat marge per klant serieus neemt wint aan overzicht met vaste kosten. Cleverboek maakt het bewust overzichtelijk, zonder staffel.
Werk Samen In Één Systeem
De meeste winst zit in minder zoekwerk. Bonnen komen pas laat binnen, inkoopfacturen raken zoek in een inbox, en een klant belt om te vragen of iets al verwerkt is. In Cleverboek doet de klant zelf een deel van het werk. Hij stuurt facturen door of fotografeert Boekhoudprogramma voor boekhouders en administratiekantoren een bon, en de scanfunctie bereidt de post voor. De bankverbinding trekt de mutaties binnen, en de boekhoudbot herkent vaste posten.
Dan blijft alleen controle over. Omdat jij en je klant naar dezelfde cijfers kijken, verandert de rol van je kantoor. In plaats van nabespreken wat drie maanden geleden gebeurde, kun je sturen op wat er nu gebeurt. Dat is precies het werk waarmee je je tarief verdedigt. Een kantoor dat samenwerkt in één systeem bespaart tijd en ergernis.
Stap Gefaseerd Over
Alles in één beweging overzetten is onverstandig. Het werkt verstandiger om klein te starten die je goed kent, die een kwartaal mee te laten lopen, en daarna de rest te verhuizen. Omdat je per klant betaalt en per maand opzegt, kost dat rustige tempo geen cent meer.
Bij het overzetten zelf helpt de opstartservice. Openstaande posten, grootboek en stamgegevens gaan netjes over uit het bestaande systeem, of dat nu Excel is of een concurrerend programma. Je klant ervaart vooral voordeel, behalve dat hij vanaf dat moment zelf in zijn cijfers kan kijken. Zo'n overstap verloopt rustig en beheerst.
Functies Zonder Extra Kosten
Er bestaat geen uitgeklede basisversie. Elke klantadministratie heeft dezelfde functies. De bankverbinding vult de mutaties zelf in, en koppelt ze aan documenten, dus dat werk vervalt helemaal. De btw-aangifte wordt opgebouwd uit wat er is geboekt, zodat jij of je medewerker checkt in plaats van overneemt. Inkoopfacturen en mutaties volgen één verwerking, telkens netjes gescheiden per klant.
Je klant factureert zelf. Onbeperkt facturen en offertes, met eigen logo, en een iDEAL-betaallink, zodat een aparte tool overbodig wordt. Urenregistratie en kilometerregistratie is inbegrepen, nuttig voor klanten met een auto. Via de telefoon of laptop werkt hij overal, dus bonnen komen binnen wanneer ze ontstaan. Zo blijft het dossier altijd actueel.
Wat je Kiest bij deze Software
Geschikte software voor een administratiekantoor maakt je kosten overzichtelijk. Cleverboek koppelt een simpele prijs aan een compleet pakket, zonder verborgen kosten, en zonder eenmalige investering. Je meldt je kantoor aan, begint meteen met je dossiers, en schaalt je team zonder meerkosten. Dat maakt het passend bij grotere administratiekantoren.
Je hoeft niet te puzzelen. Vijf euro per klantadministratie, alle functies inbegrepen, en maandelijks opzegbaar. Begin met de klanten die je als eerste wilt overzetten, laat ze een tijdje meelopen, en groeit vervolgens door. Zo behoud je overzicht over je kantoor, zonder dat je aan een duur pakket vastzit. Cleverboek kiest bewust voor duidelijkheid, en dat is precies wat een boekhouder nodig heeft.